事務作業も早く片づく!|”速攻で終わって残業なし”の【3つ】のコツ

  • 「残業するのがしんどい!」
  • 「早く家に帰りたいのに・・・」
  • 「今日も仕事が全然終わらなかった」




こんな経験、ありますか?
私も、「仕事が終わらなくて帰れない!」
と言っていることが多かったです。


こんな問題を打開するべく、
メンタリストDaiGoさんの
『週40時間の自由をつくる 超時間術』

を読みました。


この本からは3つの方法が特に有効でした。
残業をしないための仕事のやり方について、
書いていこうと思います

大事な仕事は、休日明け、30時間以内に処理する

休み明けの30時間は、作業効率が良い

土日に休んだ後の月曜日・・・
少し憂鬱な気分になる人も多いのではないでしょうか。

そんな月曜日も、残業をしないため
だったら有効活用できそうですよね。

どういうことかというと、

大事な仕事は、休日明けや、週の前半、
労働時間が30時間以内で処理する


ということです。

例えば、企画書であったり、報告書であったり、
人によって大事な仕事は異なりますが、
休み明けの月曜・火曜に、
そのような大事な仕事を片付ける

という感じです。

木曜や金曜は、疲れが溜まってきて、
思うように仕事ができない・・・
ということはないでしょうか。

「金曜なのに、土曜提出の企画書が終わらない!」

と、残業に繋がってしまいます。

休み明けの30時間以内は、
とても作業効率が良い状態になります。

軽い事務作業などは週末に残し、
月曜・火曜あたりから、
スタートダッシュをかけて、
仕事を終わらせましょう。


「マルチタスク」は時間感覚をゆがめる原因

他のことをしながらは「生産性を40%下げる」

  • ご飯を食べながら、次の会議の資料をつくる
  • 電話をしながら、メールを返信する
  • 書類を作りながらメールを返信し、事務作業をする(つめこみすぎ…笑)

電話をしながら資料の作成をし、届いたメールを返信しつつ、部下に指示を出す。

一度に多くのことを同時進行で進める
これがマルチタスクというものです。

一見すると、色々な仕事を同時にこなしているように見え、仕事が進みそうですが、実際はかなり生産性を下げる仕事のやり方になります。

DaiGoさんの本には、
生産性を40%下げる
とまで書かれています。

マルチタスクを続けると、
「今日は1日バタバタしていて、忙しかったなー」
と感じる人もいるのではないでしょうか。

(私も、マルチタスクで色々な業務を同時進行し、「今日はすごく忙しかったから疲れた!」というように思っている日ばかりでした。)


では、どのように対処するかというと、

1度に1つの仕事しかしない

と決めてしまうのです。

メールの返信であれば、終わるまで他の仕事はしない。報告書が完成するまでは、他の仕事に手をつけない。と言った感じです。

作業を切り替えすぎると、
時間に対するプレッシャーが増える


とも言われていますので、
マルチタスクにならないように、気をつけましょう。

タイマーを30分にし、鳴ったら、すぐに切り替える

最後は作業を切り替えるタイミングです。

作業を切り替えすぎると、時間のプレッシャーが増える
と先ほど書いたばかりですが、
1時間を超えて仕事をしない
ということも重要になります。

この対策として、
タイマーを30分に設定する。
というテクニックがあります。

私も仕事中は常にタイマーを使っていますが、
一番参考になったテクニックです。

また、長時間座っていると、集中力が切れやすくなりますので、30分経ったら、一度立ち上がるということも良いです。

(ちなみに私は15分に一度立ち上がることにしています。)

時間を測ることで、作業への集中力がグッとアップしますので、ぜひ試してみてください。

おわりに

私も入社5年目までは、報告書などの締め切りがある仕事が終わらず、残業が続くという状態が続いていました。

それをなんとか打開したい!
と時間術に関する本をいくつか読みました。

自分に合わないものもあったので、
これをすると残業がなくなるとは言い切れませんが、
少しでも皆さまの残業時間が減ることを祈っています。

日本人は働きすぎ!

とよく言われていますので、
この記事をキッカケに、
少しでも残業する人が少なくなれば幸いです。

(日本をさらに効率の良い働き方ができる国にしていきましょう!)

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